El flujo de caja es una preocupación constante para cualquier empresario. Pero lo que muchos no saben es que, cuando el flujo de caja se compromete, el verdadero problema no es la falta de dinero, sino la falta de decisiones adecuadas.
Por mantener un flujo de caja saludable es que planificamos el presupuesto, despedimos colaboradores, incentivamos términos de pago convenientes, y buscamos muchas otras alternativas.
Sin embargo, cuando llega la pesadilla, no sirve de mucho ninguna planificación. Cuando el flujo de caja está comprometido, empezamos a ponernos nerviosos, y es ahí cuando las mayores amenazas se convierten en realidad.
Cuando pasa esto, la mayoría de los empresarios se paraliza, detiene las acciones que impulsan el negocio y congelan las inversiones. Como dijera Grant Cardone: se contraen.
Esta mentalidad provoca que se deje de pensar en términos de innovación, de cambios, de inversiones, de mantener el movimiento para abrir nuevos canales de venta en la empresa. La manifesticación más clara es cuando escuchamos frases como: "no puedo invertir ahora, tengo que esperar que las ventas mejoren", "estamos en crisis, hay que ser austeros", "no tenemos presupuesto para esto, en tres meses tal vez podamos invertir", y otras por el estilo.
La consecuencia es que se entra en un círculo vicioso donde no se actúa porque "no hay presupuesto", pero la no acción lleva a que no se cambie la situación, por lo que el presupuesto seguirá disminuyendo. Por tanto, el mes siguiente habrá menos flujo de caja, y así sucesivamente.
No es Problema de Flujo de Caja
¿Entonces de qué es? ¿Cuál es el problema y cómo resolverlo?
Aunque el flujo de caja es crítico, muchos empresarios ignoran que los problemas de efectivo son solo un síntoma. Son una consecuencia visible de un trasfondo al que puede que no le estés prestando suficiente atención. La raíz del problema radica en la falta de decisiones estratégicas en momentos clave.
Si no te enfocas en ese transfondo, en resolver el problema real, el que está causando que no tengas efectivo, la situación solo empeorará.
¿Cómo sé cuáles son esos problemas? Me alegro que preguntes, y la respuesta es simple, aunque no siempre está tan a la vista.
Algunas causas pueden ser las siguientes:
No estás vendiendo suficiente. Si dependes de un proceso de ventas manual y desorganizado, no puedes esperar un crecimiento sostenido.
Imagina tener que buscar en tu correo electrónico, o en hojas de cálculo de tus vendedores, cada interacción con clientes potenciales porque no tienes un CRM que lo haga por ti.
Si no puedes hacer un seguimiento adecuado de tus leads o identificar cuáles están más cerca de cerrar, tu equipo de ventas está trabajando a ciegas. Es preciso que puedas gestionar tus oportunidades, asignar tareas automáticamente y tener siempre una visión clara de tus ventas.
Esto por sí solo, puede tener otras causas, como falta de herramientas de control; poca preparación de los vendedores; deficiencias en el proceso de captación de nuevos clientes; proceso de ventas empírico y poco predecible; demoras en la gestión de ventas; insuficiente información de ventas para tomar decisiones, entre otras.
Problemas de cobranza. Si no cuentas con un sistema integrado de gestión de cobranza, es posible que estés perdiendo dinero sin siquiera notarlo. La falta de control sobre las cuentas por cobrar puede impactar gravemente el flujo de caja y la estabilidad financiera de tu empresa.
Imagina tener que depender de recordatorios manuales o llamadas esporádicas de tu equipo de finanzas para cobrar facturas vencidas. Facturas que se extravían en el proceso, clientes que olvidan los pagos o promesas de pago que no se cumplen a tiempo.
No tienes una visión clara de cuánto te deben y cuándo deberías haber cobrado. Esto no solo afecta tu liquidez, sino que también genera una carga innecesaria en tu equipo, quienes gastan horas buscando información y enviando recordatorios manuales.
Además, ¿qué pasa si algunos clientes reciben productos o servicios sin tener la capacidad de pago inmediata? Sin una evaluación de crédito clara o un seguimiento preciso, puedes terminar vendiendo a clientes que no son fiables financieramente.
Términos de pago desfavorables. Negociar términos de pago desfavorables con tus proveedores o clientes puede convertirse en una de las principales causas de los problemas de flujo de caja. Aceptar plazos de pago largos para recibir ingresos o tener que pagar a tus proveedores antes de recibir tu propio dinero puede comprometer seriamente la liquidez de tu negocio.
Imagina esta situación: un cliente importante te pide extender el plazo de pago a 90 días para cerrar un gran acuerdo. Emocionado por la oportunidad, aceptas sin pensarlo mucho. Sin embargo, tus proveedores te exigen pagos a 30 días. Esto significa que, aunque estás vendiendo más, tienes que desembolsar una gran cantidad de dinero antes de haber recibido un solo centavo de ese cliente. Los salarios, las compras de materias primas y otros gastos operativos se siguen acumulando, mientras tu flujo de caja disminuye drásticamente.
Problemas en procesos operativos y productivos. La ineficiencia en los procesos operativos y productivos no solo retrasa tu capacidad para cumplir con los pedidos, sino que también afecta gravemente el flujo de caja de tu negocio. Cada retraso, error o ineficiencia en la operación tiene consecuencias financieras que pueden generar una falta de liquidez y un ciclo vicioso de pérdidas.
Imagina esto: un cliente realiza un pedido grande y prometes entregarlo en dos semanas. Sin embargo, tu equipo tarda días en descubrir que no tienes suficientes materiales en el inventario, lo que te obliga a hacer compras de último minuto a precios más altos. Como resultado, la producción se retrasa, y no puedes facturar el pedido hasta que se entregue, lo que afecta el flujo de efectivo esperado para ese mes. Mientras tanto, ya has invertido en la compra de materiales y el pago de salarios, pero los ingresos no llegan a tiempo para cubrir esos costos.
Mal control del inventario: Si no sabes exactamente qué productos tienes disponibles y cuáles necesitas reabastecer, puedes terminar comprando en exceso o, peor aún, no tener stock suficiente para cumplir con los pedidos a tiempo. Esto genera retrasos en las entregas, lo que afecta el tiempo en el que puedes facturar y cobrar a tus clientes.
Descoordinación entre ventas y producción: Si tu equipo de ventas no está alineado con producción, pueden vender productos que no están disponibles o que tardarán más en fabricarse. Los retrasos en la producción no solo afectan la satisfacción del cliente, sino que también retrasan el ciclo de cobro, afectando tu flujo de caja mensual.
Tiempos muertos y demoras operativas: Cuando tus procesos operativos son lentos y dependes de sistemas manuales, las tareas que deberían ser rápidas, como la generación de órdenes de compra o la actualización del inventario, se demoran. Esto no solo retrasa el cumplimiento de los pedidos, sino también la entrada de dinero a la empresa.
Costos adicionales por ineficiencia: Las compras de última hora, los tiempos de inactividad del personal y los errores de producción pueden aumentar tus costos operativos. Todo ese dinero que sale de la empresa antes de que logres facturar, hace que tu flujo de caja sufra presiones innecesarias.
Falta de previsión de demanda: Si no puedes anticipar correctamente cuánta demanda habrá para tus productos, corres el riesgo de sobreproducir (inmovilizando capital en inventarios que no se venden) o subproducir (perdiendo ventas que podrían haberte generado ingresos rápidos). Ambas situaciones impactan negativamente tu flujo de caja.
¿Cuál es la solución?
Primero que todo, no estoy en desacuerdo con que hagas un stop y revises tus recursos para avanzar. Es aquí, cuando empiezo a relacionar el problema con la toma de decisiones.
En este punto, las decisiones que debes tomar, no pueden ser las mismas que te llevaron a la situación actual. Todo lo contrario, tienes que actuar de forma diferente.
Es aquí cuando tienes que pensar en mecanismos que "ataquen" los problemas de fondo.
¿No estás vendiendo suficiente?
Para mi está claro: invierte en ventas, en marketing, en un buen sistema de CRM, en un sistema ERP, en asesoría, en formación de vendedores, en un Ecommerce.
El objetivo es armarte con herramientas que te permitan controlar mejor tu proceso de ventas, captar más y mejores prospectos.
En varios casos puedes automatizar procesos o procedimientos para lograr mejores resultados sin tener que contratar a más personas.
Tienes que buscar ser más eficiente y mucho más efectivo en esta área. Esto quiere decir que debes lograr obtener mejores resultados, con menos recursos. Para esto, la automatización es un tremendo aliado para tu negocio.
Mira herramientas como Odoo CRM, con la maquinaria de marketing que combina redes sociales, email marketing, embudos de venta y captación automatizados, website vendedor con ecommerce completamente integrados. Además de otras aplicaciones que potencian la retención de tus clientes con promociones adaptadas a diferentes segmentos y un esquema de comunicación increible para promover incentivos para tus clientes existentes.
Algunos proveedores de estas herramientas cuentan con servicios de asesoría de ventas y marketing que maximizan los resultados, porque combinan los sistemas con la optimización del proceso comercial y la formación de los vendedores.
¿Los problemas están en las cobranzas?
Casi siempre este problema está asociado con alguno de los otros: pocas ventas, problemas en procesos y términos de pago no convenientes.
En cualquier caso, tienes varias opciones.
Lo primero que te recomiendo es automatizar partes del proceso de cobranzas. Esto lo logras con un software que te ayude con información precisa y en tiempo real sobre la antiguedad de las deudas, además de que realice labores de cobranza sin intervención de una persona. Por ejemplo, enviando cada día un reporte de valores adeudados a tus clientes de acuerdo con reglas de fechas de vencimiento de dichas deudas.
Debes contar además con recordatorios para las personas responsables en la empresa, que les planifiquen acciones de cobranzas auditables por ti o por un supervisor comprometido.
Si ofrecer a tus vendedores herramientas que le ayuden a decidir si es convenienite que se le venda a un cliente, estarías dando otro paso hacia evitar estos problemas en el futuro. Por ejemplo, si antes de confirmar un pedido, el vendedor puede ver el estado de cuenta del cliente, con las deudas, las fechas vencidas y otra información relevante, puede actuar de forma proactiva para acelarar la cobranza y salvar a la empresa de un paso en falso.
¿Los problemas están en fallas de los procesos operativos y productivos?
No te voy a decir que los sistemas son la Panacea. Sin embargo, si las fallas están por descontrol de procesos, deficiencias en la planificación de recursos, horarios y otros, es muy probable que la solución sea un sistema ERP o de gestión de manufactura adaptado para tu empresa.
En varias ocasiones los problemas se provocan por no contar con mercadería suficiente, o por retrasos en las compras de materia prima o componentes importantes.
Otra falla común es la comunicación fuera de línea entre las distintas áreas o entre las personas involucradas en los procesos. Cuando una actividad depende de la correcta ejecución de otra, o de otras personas, tener todo coordinado es crucial para un resultado exitoso.
Cuando alguna de estas piezas falla, se genera una reacción en cadena que hace que pierdas el control de tus procesos en varias áreas del negocio. Esto, impacta negativamente en tus resusltados y en tus compromisos de entrega.
Una vez más, te pudieras apoyar en soluciones como Odoo MRP, y sus distintas aplicaciones como gestión de reabastecimiento, planificación de producción, planificación de recursos, reportería en tiempo real sobre los costos de producción, integración de las áreas de compras, inventarios y otras áreas fundamentales.
Pero... ¿cómo invierto, si no tengo dinero?
Puede haber otras causas de tus problemas de flujo de caja, y en todos los casos te voy a recomendar que no te contraigas. En estas condiciones lo mejor es tomes decisiones expansivas.
Sé que tienes otra pregunta: "pero si mi problema es de flujo de caja, ¿con qué voy a invertir?"
Aquí te voy a recomendar algo, y además, lo hago asumiendo que eres un empresario, o una empresaria con propósito. Por tanto, está en tu ADN encontrar soluciones a problemas que impulsen tu negocio.
Por un lado, seguramente tu problema de flujo de caja no significa que tienes cero efectivo. Si fuera así, el problema es mayor, pues estás al punto de la quiebra.
Cuando tienes cero efectivo:
Negocia términos de pago convenientes con tu proveedor (de sistema, asesoría u otra solución que elijas).
Esto, como puedes ver, te resolvería no solo la situación actual, sino que te ayuda en las negociaciones a futuro.
Puede que tengas que ceder un poco más, pues tu proveedor toma un riesgo mayor, al ofrecerte el servicio cuando estás en riesgo de poder pagar. Pero te aseguro que es una buena salida. Lo que más va a afectar es un tu margen a corto plazo, pero te da el impulso para ganar más a mediano y largo plazos.
Puedes negociar, incluso, parte de tus potenciales ganancias durante un tiempo beneficioso para ambas partes. Recuerda que tu proveedor asume los riesgos.
Acuerda los indicadores de éxito de la solución en términos claros, para que sean medibles y auditables por ambas partes. Por ejemplo:
aumentar las ventas en x valor, en determinado tiempo.
captar x cantidad de prospectos en determinado tiempo por canales específicos.
mejorar las cobranzas en x medida, en determinado tiempo.
contar con información x en tal parte del proceso, en determinado tiempo.
Solicita un préstamos al banco que te permita invertir con un riesgo controlado.
Tienes efectivo, solo que planificado para "reservas y gestión de riesgo":
En este caso, la solución anterior también te sirve. Sin embargo, tienes otras alternativas para tomar decisiones con mayor control.
Dado que sí cuentas con presupuesto, solo que lo tienes destinado para otras cuestiones, lo primero que puedes hacer es una revisión para ajustar la prioridad de las inversiones que necesitas.
Lo primero que debes hacer es un análisis ROI (Return on Invesment) de tu inversión. Es crucial que tengas una proyección del tiempo en que tu inversión va a generar los frutos deseados.
Negocia los términos de pago convenientes para que la inversión esté más controlada. Lo ideal es que se propongan objetivos claros, que puedan ser medibles y auditables por etapas, para poder pivotear si es necesario durante el proceso.
Como ya te dije, en este caso tienes más opciones. Incluso cuando tienes algo de efectivo, puedes igualmente solicitar préstamos al banco. De hecho, en esta situación es más probable que tengas más opciones para que tu solicitud sea aceptada, además de que no tienes que solicitar el valor total de la inversión. De esta forma, mantienes controlados los riesgos a la vez que actúas para mejorar tu situación actual.
Conclusión
Los problemas con el flujo de caja no son un obstáculo, son tu alerta para actuar.
A menudo, el flujo de caja se convierte en el argumento para posponer decisiones críticas, como invertir en un sistema ERP o buscar asesoría para optimizar las operaciones de tu negocio. Sin embargo, la falta de liquidez es, en realidad, una clara señal de que debes intervenir de inmediato y no un pretexto para quedarte inmóvil. El problema de fondo no es la falta de dinero en sí, sino las ineficiencias, desorganización y procesos manuales que están drenando tus recursos.
La pregunta no es si puedes permitirte invertir en soluciones como un ERP o consultoría especializada, sino si puedes permitirte continuar operando sin ellas. Si no tomas acción, los problemas se seguirán acumulando: demoras en la cobranza, ventas inconsistentes, y operaciones ineficientes que consumirán tus recursos hasta un punto insostenible.
No te quedes atrapado en el ciclo de excusas. Mientras sigues esperando el "momento adecuado", tu empresa sigue perdiendo competitividad y dinero. La inversión que necesitas hacer en tecnología y asesoría no es un costo, es la clave para liberar tu flujo de caja y devolverle la estabilidad a tu empresa. Un sistema eficiente no solo recupera lo que has perdido, sino que también te pone en una posición de crecimiento a largo plazo.
Cada día sin optimización es un día perdido: Estás permitiendo que los problemas se acumulen y afecten aún más tu flujo de caja.
Las oportunidades no esperan: Mientras tus competidores invierten en soluciones para ser más eficientes, tú no puedes permitirte quedar atrás.
Es hora de actuar estratégicamente: Resolver estos problemas no es opcional. La única pregunta es si estás dispuesto a abordar las raíces de tus problemas o seguir luchando contra los síntomas.
Las crisis no desaparecen al ignorarlas. Toma decisiones ahora para asegurar el futuro de tu negocio. Recuerda que cada decisión que tomes debe ir orientada a expandir y fortalecer tu empresa, incluso en los momentos más difíciles.
La mejor manera de proteger tu flujo de caja es eliminando los obstáculos que lo están drenando.